Comment augmenter sa productivité tout en travaillant de la maison?

La majorité des gens qui travaillent de la maison ont débuté leur processus en se posant les mauvaises questions : quel est mon travail et qu’aurais-je besoin en fonction de celui-ci? Pourtant, les 2 premières questions à se poser sont plutôt : qui suis-je et qu’aurais-je besoin en fonction de ma personnalité pour être productif?

Plus vous vous connaîtrez, plus vous serez efficace!

De façon très simple, commencer par inscrire dans un cahier ou dans un fichier informatique les réponses à certaines questions comme :

• Combien d’heures par semaine pouvez-vous consacrer à votre travail tout en tenant compte de vos autres responsabilités familiales/sociales?
• Quels sont les moments dans une journée où vous êtes le plus productif et créatif?
• Quelles journées, dans la semaine, êtes-vous mieux de prévoir afin de vous reposer ou de vous divertir?
• Êtes-vous plutôt du type crayon/papier ou davantage axé sur la technologie?
• Avez-vous besoin de silence ou si, au contraire, un certain type de musique vous permettrait d’être plus productif?

Un espace de travail à votre image!

Une fois ces réponses obtenues, vous êtes maintenant en mesure de configurer l’espace physique d’où vous travaillerez! Il est important de gardez en tête les aspects suivants :

• Dans quelle pièce ou à quel endroit dans la maison vous sentez-vous le plus productif?
• Êtes-vous en mesure de maintenir une bonne posture lorsque vous travailler? ( Hauteur de l’écran, le confort de votre chaise, les mouvements répétitifs évités, etc… )
• Pouvez-vous vous créer une barrière physique afin de vous concentrer ? ( Rideau qui sépare une pièce, porte fermée, écouteurs… )
• Est-ce que l’endroit est bien aéré? ( Ventilation, air frais, température adéquate…)
• Avez-vous assez de luminosité? Pouvez-vous en rajouter si vous devez travailler le soir afin de ne pas épuiser vos yeux trop rapidement?
• L’odeur de la pièce! Y a-t-il une odeur que vous aimez particulièrement et qui vous donnerait envie d’être à cet endroit et d’y rester?
• Avez-vous tous les outils qu’il vous faut à porter de main afin de ne pas devoir interrompre votre travail sans arrêt? ( Stylo, papier, documents, brocheuse, trombones, règle… )
• Avez-vous suffisamment à boire jusqu’à votre prochaine pause? ( distributeur d’eau à portée de main, carafe de café… )
• Et finalement, un des points les plus importants et souvent un des plus oublié : êtes-vous habillé convenablement? Être en pyjama ou en jogging est certes très confortable mais, le simple fait d’être habillé de la même façon que lorsque vous devez vous rendre à un rendez-vous professionnel peut grandement accroître l’impact mental de votre productivité et de votre estime personnelle!

Le temps, un outil merveilleux!

Le temps est assurément le même pour tous, par contre, quand on apprend à bien le gérer, il peut devenir un de vos meilleurs outils de productivité! Voici quelques conseils :

• Tout d’abord, mettre en place la technique Pomodoro! Celle-ci consiste à travailler 25 minutes consécutives ( avec minuteur en place ) pour ensuite prendre 5 minutes de pause et recommencer ce cycle 4 fois. Après le quatrième cycle, vous prenez une pause de 20 minutes avant de recommencer le tout!
• Prenez le temps de créer des plages horaires pour chaque tâche et tentez d’estimer la durée requise pour la compléter.
• Prévoyez des moments précis pour répondre à vos courriels et vos messages vocaux. Par exemple, le faire 4 fois par jour seulement consisterait à les prendre une première fois au début de votre journée, une seconde fois avant votre diner, une troisième fois en fin d’après-midi et une dernière fois en début de soirée.
• Prenez le temps de désactiver les notifications provenant de vos courriels, de vos réseaux sociaux et même, si possible, de votre sonnerie de téléphone durant vos plages de travail afin de ne pas être dérangé constamment.
• Accordez-vous, en début de journée et en fin d’après-midi, une période de 45 minutes pendant laquelle vous pourrez faire un ‘blitz’ de toutes les tâches à accomplir sur votre liste ( à voir dans la prochaine section ) qui prennent moins de 5 minutes à compléter.

La gestion de tâches!

Dans le but de libérer votre concentration et surtout de ne rien oublier, je vous conseille de tenir à jour ces 4 listes suivantes :

• La liste des objectifs à long terme avec ses délais ( période de 2 semaines ou 1 mois ) que vous diviserez ensuite en objectifs à court terme…
• La liste des objectifs à court terme avec, elle aussi, ses délais ( période d’une semaine ) que vous diviserez ensuite en tâches quotidiennes…
• La liste des tâches quotidiennes pour chaque objectif de la semaine
• Et finalement, la liste des 3 tâches prioritaires à faire chaque jour
• Lorsque vous terminez votre journée, n’hésitez pas à inscrire sur vos différentes listes tout ce qui vous passe par la tête afin de vous libérer l’esprit!

Travailler de la maison et vie sociale? Pourquoi pas!

En travaillant de la maison, il est primordial pour votre équilibre et votre santé mentale de maintenir et de préserver votre vie sociale! Voici quelques trucs pour vous aider :

• Si vous avez des enfants à la maison, tentez de voir si le fait de travailler plus tôt ( avant qu’ils se lèvent ) ou plus tard ( une fois qu’ils sont au lit ) ne pourraient pas vous permettre d’être plus productif et surtout plus présents pour eux!
• Prenez le temps de faire comprendre à votre entourage que travailler de la maison ne signifie pas que vous êtes en tout temps disponible pour eux ni pour accomplir des tâches quotidiennes!
• Malgré qu’il puisse être difficile de tracer la ligne entre la vie professionnelle et la vie familiale, tentez le plus possible de respecter les périodes de temps consacrées à la famille et aux amis en évitant d’accomplir ici et là certaines tâches professionnelles qui vous viennent en tête!
• Lorsque votre journée est terminée, fermer et ranger complètement les dossiers ( qu’ils soient virtuels ou physiques ) afin d’indiquer clairement à votre cerveau que rien n’est en suspens et ainsi donc vous permettre de décrocher plus facilement!
• Briser l’isolement! En travaillant de la maison, il peut devenir difficile de sortir de cette bulle afin d’aller à la rencontre du monde extérieur mais, faites-le! Que ce soit de sortir prendre une marche en famille, d’aller souper entre amis ou même encore, simplement d’utiliser la vidéoconférence lors d’un appel afin de créer un contact plus humain, il est primordial de briser l’isolement que le travail à la maison peut provoquer!

Sécurité et confidentialité, des enjeux importants!

Évidement, travailler de la maison n’est en aucun temps censé entrer en contradiction avec la sécurité et la confidentialité exigées par beaucoup de professions! Pour ce faire, voici quelques astuces :

• Ne jamais laissez trainer de documents dans les endroits communs de la maison.
• Sécurisez, à l’aide d’un mot de passe, les dossiers virtuels si l’ordinateur que vous utilisez sert aussi aux autres membres de la maison.
• Ne jamais laissez de dossiers virtuels ou de sessions informatiques ouvertes.
• Si vous ne pouvez pas faire de sauvegarde de vos documents à des fin de sécurité, n’hésitez pas à vous en envoyer une copie dans votre courriel professionnel.
• Éviter d’avoir des discussions téléphoniques de nature professionnelles dans des endroits peu privés comme votre terrasse extérieure, les corridors de votre immeuble ou encore lors de rencontre familiales ou sociales.

Je termine en vous rappelant de ne pas vous oublier dans tout ce processus car, plus vous serez attentif à vos besoins et vos particularités, plus vous serez en mesure de maximiser votre temps et ainsi donc votre productivité!

N’oubliez pas que de travailler à la maison sans préparation ni objectifs, c’est la meilleure façon pour se trouver des centaines de distractions possibles et ainsi donc réduire considérablement l’efficacité et la productivité de vos efforts!

 ♦ Ne travaillez pas plus dur ni plus longtemps, travaillez mieux! ♦